Zo’n acht jaar geleden startte ik samen met een mede-ondernemer een netwerk. De introductieavond was zeer succesvol en smaakte naar meer. De tweede avond waren we een kwartier voor de inloop nog druk bezig met voorbereidingen in het zaaltje, toen de eerste gast al verwachtingsvol kwam binnenlopen. Neeee, we waren nog niet klaar!

Sommige combinaties gaan niet goed samen…

We wilden dat alles tot in de puntjes in orde was op het moment dat de eerste gasten kwamen, en dat lukte zo niet helemaal. Een van ons bemoeide zich met de vroege gast en de ander legde de laatste dingetjes klaar. De koffie en thee werden nog binnengebracht en zo startte de avond rommeliger dan ons lief was.

Onze dubbelrol van organisator en eventmanager, in combinatie met ons streven naar perfectie, bracht ons hier in de problemen. We vonden het niet erg beleefd dat iemand te vroeg binnenkwam en hadden niet zoveel begrip voor onze vroege gast. Terwijl deze gast haar best had gedaan om op tijd te zijn. Ze had misschien de file vermeden of was voor haar planning afhankelijk van de tijden van het openbaar vervoer, wie weet.

Ruim plannen voor een rustige ontvangst

Inmiddels talloze evenementen verder houd ik rekening met die vroege vogel, die er elk event weer bij is. Ik heb begrip en waardering voor de gasten die in ieder geval op tijd zijn. Een kwartier voordat de ontvangst begint, zorg ik dat de belangrijkste voorbereidingen zijn afgerond en de briefing met de organisatie is gedaan. Zo staat er altijd iemand klaar om de gasten te ontvangen en is de techniek getest.

Overigens heb je van ‘early birds’ geen last bij locaties waar de deuren op een vast tijdstip opengaan. Let wel op de weersvoorspellingen als je gasten buiten moeten wachten en zorg indien nodig voor schuilplekken of paraplu’s.

Geen stress met de naambadges

Geef je je gasten naambadges? Dan heb je bij de ontvangst van zo’n 150 gasten twee medewerkers nodig. Voor elke 75 extra gasten zou ik er nog iemand bijzetten. En zorg dat de badges op alfabet van de achternaam van de gasten liggen, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn. Ik heb zelf zo’n bord aangeschaft waarop je de badges netjes kunt rangschikken. Echt een aanrader!

Heb je meer dan driehonderd gasten, dan raad ik je aan een splitsing te maken. Bijvoorbeeld op alfabet, van A tot L en van M tot Z. Zo blijft de logistieke uitdaging van de ontvangst behapbaar en kun je op tijd starten met je event.

Goed voorbeeld doet goed volgen

Binnenkort bezoek ik zelf weer een beurs. Die begint om 13.00 uur. Ik zorg dat ik er op tijd ben, spreek vooraf af met wat collega’s en reken er zeker niet op dat we eerder naar binnen mogen. Het is en blijft ook een kwestie van verwachtingsmanagement!

Met enerverende groet!