Het organiseren van evenementen is één van mijn specialiteiten. Ik word het meest blij van offline bijeenkomsten.  

Maar inmiddels weten we van deze online periode, dat we niet meer helemaal terug gaan naar zoals het was. Naar kantoor gaan zal naar verwachting een nieuwe functie krijgen. De functie van clubhuis. Samen komen is daar het belangrijkst. Wil je ongestoord werken aan een klus? Dan kan dat prima thuis.

We hunkeren allemaal naar offline evenementen, weer even echt contact! Als het weer veilig kan en mag gaan we weer helemaal los. Maar er zijn ook componenten die heel goed online kunnen blijven. We hebben geleerd hoe we moeten Zoomen, Teamen, etcetera. En daar zitten echt voordelen aan! Die voordelen voorspel ik, zullen blijvertjes zijn.

Online bij trainingen

Zo zie ik voor de organisatie van trainingen dat een deel online zal blijven. Zeker niet alles, want kennis overdragen, mensen wat leren blijft toch het mooiste als je bij elkaar bent. Maar een mix voorzie ik zeker wel. Een offline training kun je prima uitbreiden met een online gedeelte als aanvulling of als voorbereiding. In een online leeromgeving biedt je theorie aan, waar je in de offline training mee aan de slag gaat.

Online bij beurzen

Ook bij beurzen zal er een verandering  gaan plaatsvinden. Als bezoeker kun je via een online platform of app jezelf goed voorbereiden op je bezoek aan de beurs. Exposanten geven vast een kijkje in de keuken waardoor je als bezoeker al weet bij welke stands je langs wilt gaan tijdens de beurs. Voor exposanten is dit ook interessant. Zeker als je bezoekers alvast een afspraak bij je stand kunnen maken. Dit zal bijdragen aan het verhogen van de kwaliteit van de bezoekers en daardoor ook het rendement van de beursdeelname verhogen.

Online bij congressen

En natuurlijk verandert er ook wat in congressenland. De behoefte om elkaar te ontmoeten is onveranderd groot. Ik vertrouw erop dat dat wel terugkomt. Maar vooral voor meerdaagse congressen verwacht ik een verandering. Een sterk plenair programma met een sociaal programma – verbinden en ontmoeten – wordt key. Bepaalde programmaonderdelen zoals workshops en keuze-items kun je prima achteraf, eventueel zelfs on demand, aanbieden. Zo heb je na de offline congres dag nog aanleiding om contact met je deelnemers te hebben. En dat is weer interessant voor bv. je sponsoren.

Tips voor communicatie

Deelname aan online sessies lijkt echter wel vrijblijvender. Daarom is het belangrijk om goed te communiceren zodat je de engagement van je deelnemers omhoog kunt brengen. Een aantal tips hiervoor:

  • Zorg dat je duidelijk communiceert wat je deelnemer kan verwachten. Welk onderdeel is op locatie en welk onderdeel is online?
  • Zorg voor een aantrekkelijk online aanbod, minstens zo aantrekkelijk als het programma op locatie.
  • Zorg dat je de uitleg over de techniek duidelijk en eenvoudig verwoordt in een heldere instructie.
  • Zorg ervoor dat je deelnemer weet waar hij/zij terecht kan met vragen over de techniek.
  • Zorg dat je kiest voor een eindmoment waarop het online gedeelte afgerond moet zijn. Zo kunnen je deelnemers het volgen van de sessies niet tot in den treure op de lange baan blijven schuiven.

Het loslaten van ‘hoe het was’ is een hele uitdaging. Misschien organiseren jullie al jaren hetzelfde evenement. Het is een puzzel om de juiste balans te gaan vinden tussen offline en online. Wil je echt met vernieuwing aan de slag? Met een sessie Event Design Canvas krijg je dit met je team echt boven tafel.

Wil je eerst eens sparren hierover? Maak een afspraak voor een gratis supportgesprek. Vind ik leuk😊 Wat denk jij dat er gaat veranderen?

Hartelijke groet!